Heb jij dat ook? Van die oeverloze discussies tijdens vergaderingen waarvan de uiteindelijke opbrengst nul is… Weer zoveel uur verspilde tijd. En als je nou niks te doen had… Hoeveel tijd in de week ben je kwijt aan ineffectief vergaderen? Geen structuur, onbegrip, eindeloze discussies en besluiteloosheid.

In NLP maken we gebruik van het 8 stappen communicatiemodel. Hierin zijn de voorwaarden voor succesvolle communicatie schematisch weergegeven. Deze 8 stappen bieden een hulpmiddel naar effectief vergaderen.

Het ontstaan

Het 8 stappen communicatiemodel is rond 1980 ontwikkeld door Gene Early, één van de eerste NLP trainers die heeft bijgedragen aan de verspreiding en ontwikkeling van NLP. Het model is universeel inzetbaar voor verschillende doelen waarbinnen communicatie een belangrijk onderdeel is. Worden deze stappen bewust doorlopen, dan heeft dit effectieve communicatie als gevolg.

In 8 stappen naar effectief vergaderen

Het communicatiemodel bestaat uit de volgende 8 stappen:

  1. Frame (kader)
  2. Rapport
  3. Informatie
  4. Outcome (doel)
  5. Resources (bronnen)
  6. Actiepunten
  7. Future pace (toekomstperspectief)
  8. Actie en test

Frame (kader)

Met frame wordt bedoeld, het kader. Oftewel, afbakening. Binnen dit kader vindt de vergadering plaats. Een vergadering vindt plaats op een locatie, een tijd en met bepaalde personen. Dit wordt ook wel de context genoemd. In iedere context is bepaalde communicatie, of gedrag gewenst. Het kader geeft aan wat je wel en niet kunt verwachten binnen de context. Dit wordt dan verwoord als: “In het kader van deze vergadering…”. Door een helder kader te stellen is het duidelijk wie er wel en niet aanwezig moeten zijn. Te vaak zijn mensen onnodig aanwezig bij een vergadering: ineffectief en kostbare uren.

Wanneer je buiten de kaders gaat, is het risico op ineffectieve communicatie groot. Het kader bepaalt wat haalbaar is, wat binnen de norm valt en wat relevant is. Het frame bepalen is een begrenzing van wat gecommuniceerd gaat worden.

Rapport

Rapport betekent het creëren van een sfeer van wederzijds vertrouwen en openheid. Opbouwen van Rapport in een vergadering betekent contact houden met jezelf, de ander en het onderwerp. Binnen Rapport valt onder andere het ruimte bieden aan elkaar zonder oordeel en respect hebben voor elkaars communicatie.

Informatie

Na het opbouwen van Rapport start de informatie-uitwisseling. Deze is gebaseerd op het kader van de vergadering. In de voorbereiding voor de vergadering bepaal je de inhoud. Wat is het kader en welke informatie heb je daarvoor nodig? De juiste informatie is de informatie die je nodig hebt om binnen het kader van de vergadering en het Rapport tot het gestelde doel te komen.

Outcome (doel)

Outcome betekent in NLP termen ‘doel’. Door het doel van de vergadering te formuleren, wordt de richting bepaald. Zonder concrete doelformulering wordt vaak informatie uitgewisseld die geen wezenlijke bijdrage levert aan de vergadering. Het is belangrijk om te weten met welke waarde (motivatie) de vergadering wordt gehouden. De waarde fungeert als sturende kracht om het doel te bereiken. De waarde van het doel wordt in NLP de Outcome Sequitor genoemd.

Resources (bronnen)

Bronnen zijn noodzakelijk voor het bereiken van doelen. Bij een goed geformuleerde Outcome ben je bewust van de bronnen die je nodig hebt voor een succesvol einde. De vraag die hierbij relevant is: “Over welke hulpbronnen beschikken we en wat hebben we nog nodig om het doel te bereiken?”.

Acties

Welke actiepunten zijn nodig om het doel te bereiken? De acties zijn de manieren hoe de bronnen worden toegepast. Hierin valt het stappenplan waarmee het doel bereikt wordt. Je kunt beschikken over een sterk afgebakend kader, Rapport weten op te bouwen, nauwkeurige informatie in de richting van je doel hebben vastgesteld en vele bronnen binnen handbereik hebben, maar wanneer je niet tot actie overgaat gebeurt er niets.

Future Pace (toekomstperspectief)

Voordat je tot actie overgaat is het belangrijk om de Future Pace te checken. Hierin ga je na wat het stappenplan aan effecten oplevert. Belangrijk is of de uitkomst ecologisch is voor de betrokkenen en de organisatie. Met andere woorden: is het uiteindelijke resultaat de investering waard?

Actie en test

De laatste stap is de uitvoering van het plan en de test of het doel (Outcome) is bereikt.

NLP biedt verschillende technieken gericht op effectieve communicatie met jezelf en de ander. Communicatie is er altijd. Je kunt niet niet communiceren. En het begint bij jezelf… Wil je weten hoe? Kijk dan eens verder naar onze NLP opleidingen. Ook bieden we korte incompany trainingen aan om effectief te leren vergaderen. Neem hiervoor contact met ons op.

Ik wil meer weten over de NLP opleiding